Conditions générales de vente d'un séjour scolaire

enfant en classe de mer

1/ Préambule

OVAL est une association nationale à but non lucratif, relevant de la loi 1901, dont le siège social est situé
12 rue d’Esse 77515 SAINT-AUGUSTIN.

2/ Responsable du voyage scolaire

La personne nommément désignée dans le contrat (chef d’établissement, maire de la commune, autre…et désigné comme "représentant") conserve l’entière responsabilité des engagements qu’il prend avec l’association OVAL.
La réservation d’un séjour auprès de l’Association OVAL implique l’acceptation complète, par le représentant de l’établissement scolaire, de nos présentes conditions générales de vente.

3/ Prix des séjours scolaires

Nos prix s’entendent TTC. Nos prix de séjour sont forfaitaires, par jour et par enfant, calculés sur la base de deux classes avec un effectif minimum de 25 élèves par classe et pour une durée de 5 jours. 
Une majoration est appliquée pour les séjours avec une seule classe ou pour les classes de moins de 25 élèves ou pour les séjours d’une durée inférieure à 5 jours.

La gratuité est offerte pour un enseignant par classe.

L’accueil d’adulte supplémentaire est envisageable (dans la limite d’un adulte supplémentaire par classe). Dans cette éventualité, le prix du séjour de l’adulte sera facturé à partir de 54 €/jour en pension complète hors voyage et hors activités spécifiques. La chambre individuelle ne peut être garantie.

  • Le prix du séjour scolaire comprend

• L’adhésion annuelle à l’Association.
• La fourniture du matériel nécessaire au séjour des enfants et des adultes : mobilier, literie, couettes, vaisselle (à l’exception des serviettes de toilette qui seront fournies par les parents).
• La pension complète
• Le blanchissage et l’entretien du linge à partir de 8 jours de séjour.
• La totalité de l’animation : temps de vie quotidienne (lever, repas, temps calme, douche, coucher), activités de découvertes, accompagnement aux sorties si nécessaire, animation des soirées (l’animateur étant libre au minimum 3h par jour).  Si cette prestation n’est pas comprise dans le prix du forfait par élève, elle sera alors facturée en frais supplémentaire (forfait pour le groupe).
• L’intervenant encadrant les activités spécifiques.
• Tout le matériel nécessaire aux activités.

enfant en classe découverte
enfant en exploration
  • Le prix du séjour scolaire ne comprend pas :

• Le transport du lieu de départ jusqu’au centre et le retour.
La prise en charge des frais médicaux (sauf accords particuliers). Ces frais (consultations, pharmacie, laboratoire, hôpital,…) devront obligatoirement être réglés avant la fin du séjour. L’établissement scolaire devra prévoir une trousse à pharmacie de premiers secours destinée aux soins des enfants.
• Le coût d’un convoyage éventuel assuré par un ou plusieurs de nos animateurs
• Les visites ou sorties supplémentaires et leurs déplacements, non prévus dans la fiche descriptive du séjour choisi.
• Un animateur supplémentaire, voir ce qui est prévu à l’article 4.
NB : Nous pouvons réaliser toutes ces prestations en supplément.

4/ L’encadrement

Toutes nos propositions de séjours incluent deux animateurs pour une classe. Nos encadrants sont habitués des lieux et connaissent parfaitement l’environnement d’accueil. Ils sont présents durant toute la durée du séjour, de jour comme de nuit. En collaboration avec les professeurs, nos animateurs gèrent tous les temps de la vie quotidienne (lever, coucher, repas, temps des douches...etc), accompagnent les classes sur toutes les sorties prévues au programme (tout en animant certaines d'entre elles), ils organisent et animent également les veillées. Le nombre d'animateurs OVAL reste toutefois ajustable sur demande, dans la limite minimale d'un animateur pour une classe.

5/ Réservation et règlement du séjour scolaire

Tout contrat doit être signé dans le mois suivant sa réception. Le séjour peut être annulé si ce délai n’est pas respecté. La réservation sera effective à la réception du contrat signé accompagné du règlement du premier acompte.

Les règlements s’échelonnent de la manière suivante* :
50 % de la somme totale à la signature du contrat.
30 % de la somme totale au plus tard 3 semaines avant la date de départ.
Le solde de 20 %, en fin de séjour, la facture tiendra compte du nombre réel d’élèves et d’adultes présents au 1er jour du séjour.

A noter toutefois une exception en cas de voyage en train. En effet, nous vous demanderons de valider quelques semaines avant votre départ le nombre de places à réserver. Si le jour du départ l’effectif est plus faible que le nombre de places réservées, la SNCF ne remboursant pas les places non utilisées, celle-ci seront facturées à l’établissement.

*Dans certains cas, un échelonnement spécifique peut être mis en place.

L'arrivée ultérieure à celle prévue ou le départ anticipé d'un élève pour quelque raison que ce soit, ne donnent lieu à aucun remboursement.

Aucun changement concernant les visites prévues durant le séjour ne pourra être effectué après la signature du présent contrat (sauf accord particulier avec l’association OVAL)

enfants en randonnée à la montagne
enfants qui étudient la forêt

6/ Annulation du séjour scolaire

  • A l’initiative de l’établissement scolaire :

L'annulation du séjour par l'établissement pour quelque raison que ce soit (en plus du voyage SNCF, si l’Association OVAL en a la charge, et si celui-ci ne peut être remboursé par la SNCF) entraînera la perception de frais d'annulation, selon le barème suivant :
- À plus de 30 jours avant le départ : 50 % du prix total,
- À moins de 30 jours du départ : 80% du prix total.

  •  A l’initiative de l’Association OVAL :

En cas d'annulation du séjour par l’Association OVAL (pour quelque raison que ce soit), le report du séjour à une date ultérieure sur l'année scolaire en cours ou la suivante sera proposé à l’établissement. En cas de refus, l’association OVAL s’engage à rembourser la totalité des acomptes versés, sans indemnité compensatoire

L'association OVAL se réserve le droit de changer le centre d'hébergement où se déroulera le séjour, sans indemnité compensatoire. Cette clause est valable uniquement pour un changement au plus tard 30 jours avant le début du séjour, pour un centre d'hébergement situé au sein du même département du centre d'hébergement prévu initialement et pour les mêmes dates de séjour prévues au contrat.

7 / Responsabilité dommage matériel

L'Association OVAL ne peut en aucun cas être tenue responsable de tout effet ou objet, perdu ou volé durant un séjour. L'assurance " Responsabilité Civile" de l'établissement scolaire, doit couvrir les éventuels dommages matériels susceptibles d'être occasionnés par les élèves ou les enseignants. D'autre part, l'établissement scolaire s'engage à la réparation de tous les dégâts commis par l'un de ses participants.

L'Association OVAL est assurée quant à elle pour le bâtiment et le matériel prêté lors des activités.
Société d'assurance : MAIF  Délégation d'Annecy   N° sociétaire : 1897620 J

8 / Droit à l'image

L'établissement scolaire autorise l'association OVAL à utiliser les photos prises, à l'occasion du séjour, pour les besoins de son catalogue, de son site internet, ou pour les présentations de séjours. En cas de refus, nous vous remercions de barrer cette mention sur le contrat

9 / Litiges, réclamations

Pour tout litige concernant ce contrat, ou ses suites, seul le tribunal d'Annecy est compétent.
Les réclamations devront être envoyées par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai d’un mois maximum après le fin du séjour.