Conditions générales de vente d'un séjour scolaire
1/ Préambule
OVAL est une association nationale à but non lucratif, relevant de la loi 1901, dont le siège social est situé Bâtiment Côté Fier - 3 Bis Allée des Vernaies - 74230 THONES.
2/ Responsable du voyage scolaire
La personne nommément désignée dans le contrat (chef d’établissement, maire de la commune, autre…et désigné comme "représentant") conserve l’entière responsabilité des engagements qu’il prend avec l’association OVAL.
La réservation d’un séjour auprès de l’Association OVAL implique l’acceptation complète, par le représentant de l’établissement scolaire, de nos présentes conditions générales de vente.
3/ Prix des séjours scolaires
Nos prix s’entendent TTC. Nos prix de séjour sont forfaitaires, par jour et par élève, calculés sur la base de deux classes de niveau élémentaire avec un effectif minimum de 25 élèves par classe et pour une durée de 5 jours.
Une majoration est appliquée pour les projets avec une seule classe, pour les classes de moins de 25 élèves, pour les séjours d’une durée inférieure à 5 jours, et pour les classes de niveau collège/lycée.
La gratuité est offerte pour un enseignant par classe.
L’accueil d’adulte supplémentaire est envisageable (dans la limite d’un adulte supplémentaire par classe), moyennant un coût supplémentaire. Nous mettons à disposition une chambre adulte par classe accueillie. Si le nombre d'adultes est supérieur au nombre de classes, alors certains adultes de l'établissement devront partager leur chambre.
Les chauffeurs de car, sauf accord particulier, ne peuvent être logés sur nos centres et n’entrent donc pas dans le champ des gratuités, ni des adultes supplémentaires.
- Le prix du séjour scolaire comprend
• L’adhésion annuelle à l’Association.
• La fourniture du matériel nécessaire au séjour des enfants et des adultes : mobilier, literie, couettes, vaisselle (à l’exception des serviettes de toilettes qui seront fournies par les parents).
• La pension complète.
• Le blanchissage et l’entretien du linge à partir de 8 jours de séjour.
• La totalité de l’animation : temps de vie quotidienne (lever, repas, temps calme, douche, coucher) activités de découvertes, accompagnement aux sorties si nécessaire, animation des soirées. Si cette prestation n’est pas comprise dans le prix du forfait par élève, elle sera alors facturée en frais supplémentaire (forfait pour le groupe).
Afin de ne pas allonger démesurément les journées de travail des animateurs, ces derniers seront libérés sur les temps classes, sur les temps d'activités dominantes (atelier d'écriture, atelier théâtre, cours de ski...) et cela afin de respecter les 35h de travail hebdomadaire. Cette organisation sera précisée par le responsable du centre en amont du séjour.
• L’intervenant encadrant les activités spécifiques.
• Tout le matériel nécessaire aux activités.
- Le prix du séjour scolaire ne comprend pas :
• Le transport du lieu de départ jusqu’au centre et le retour.
• La prise en charge des frais médicaux (sauf accords particuliers). Ces frais (consultations, pharmacie, laboratoire, hôpital,…) devront obligatoirement être réglés avant la fin du séjour. L’établissement scolaire devra prévoir une trousse à pharmacie de premiers secours destinée aux soins des enfants. L’établissement scolaire devra souscrire une assurance qui couvre durant le séjour et le voyage les éventuels accidents, rapatriement, RC…
• Le coût d’un convoyage éventuel assuré par un ou plusieurs de nos animateurs
• Les visites ou sorties supplémentaires et leurs déplacements, non prévus dans la fiche descriptive du séjour choisi.
• Un animateur supplémentaire, voir ce qui est prévu à l’article 4.
NB : Nous pouvons réaliser toutes ces prestations en supplément.
4/ L’encadrement
Toutes nos propositions de séjours incluent deux animateurs pour une classe. Nos encadrants sont habitués des lieux et connaissent parfaitement l’environnement d’accueil. Ils sont présents durant toute la durée du séjour, de jour comme de nuit. En collaboration avec les professeurs et dans le respect des 35h de travail hebdomadaire, nos animateurs gèrent tous les temps de la vie quotidienne (lever, coucher, repas, temps des douches...etc), accompagnent les classes sur certaines sorties prévues au programme (tout en animant certaines d'entre elles), ils organisent et animent également les veillées. Le nombre d'animateurs OVAL reste toutefois ajustable sur demande, dans la limite minimale d'un animateur pour une classe.
5/ Réservation et règlement du séjour scolaire
Tout contrat doit être signé dans le mois suivant sa réception. Le séjour peut être annulé si ce délai n’est pas respecté. La réservation sera effective à la réception du contrat signé accompagné du règlement du premier acompte.
Les règlements s’échelonnent de la manière suivante* :
50 % de la somme totale à la signature du contrat.
30 % de la somme totale au plus tard 3 semaines avant la date de départ.
Le solde de 20 %, en fin de séjour, la facture tiendra compte du nombre réel d’élèves et d’adultes présents au 1er jour du séjour.
A noter toutefois une exception en cas de voyage en train. En effet, nous vous demanderons de valider quelques semaines avant votre départ le nombre de places à réserver. Si le jour du départ l’effectif est plus faible que le nombre de places réservées, la SNCF ne remboursant pas les places non utilisées, celle-ci seront facturées à l’établissement.
Le forfait séjour pourra être réévalué en fonction du nombre d’enfants présents, selon les modalités du contrat.
L’Association OVAL est habilitée à percevoir une partie du règlement en chèques vacances, dans les conditions suivantes :
Date de validité en cours, Chèques vacances papier (pas dématérialisés)
Chèques vacances uniquement aux noms des parents des enfants concernés par le séjour
Envoi des chèques au siège de l’association à Thônes en courrier recommandé avec accusé de réception, accompagnés d’une liste nominative, reprenant le nom de l’élève et le montant des chèques vacances. Pas de remise en main propre sur les centres.
* Dans certains cas, un échelonnement spécifique peut être mis en place.
L'arrivée ultérieure à celle prévue ou le départ anticipé d'un élève pour quelque raison que ce soit, ne donnent lieu à aucun remboursement.
Aucun changement concernant les visites prévues durant le séjour ne pourra être effectué après la signature du contrat (sauf accord particulier avec l’association OVAL)
6/ Annulation du séjour scolaire
- A l’initiative de l’établissement scolaire :
L'annulation du séjour par l'établissement pour quelque raison que ce soit (en plus du voyage SNCF, si l’Association OVAL en a la charge, et si celui-ci ne peut être remboursé par la SNCF) entraînera la perception de frais d'annulation, selon le barème suivant :
- À plus de 30 jours avant le départ : 50 % du prix total,
- À moins de 30 jours du départ : 80% du prix total.
- A l’initiative de l’Association OVAL :
En cas d'annulation du séjour par l’Association OVAL (pour quelque raison que ce soit), le report du séjour à une date ultérieure sur l'année scolaire en cours ou la suivante sera proposé à l’établissement. En cas de refus, l’association OVAL s’engage à rembourser la totalité des acomptes versés, sans indemnité compensatoire
L'association OVAL se réserve le droit de changer le centre d'hébergement où se déroulera le séjour, sans indemnité compensatoire. Cette clause est valable uniquement pour un changement au plus tard 30 jours avant le début du séjour, pour un centre d'hébergement situé au sein du même département du centre d'hébergement prévu initialement et pour les mêmes dates de séjour prévues au contrat.
7 / Responsabilité dommage matériel
L'Association OVAL ne peut en aucun cas être tenue responsable de tout effet ou objet, perdu ou volé durant un séjour. L'assurance " Responsabilité Civile" de l'établissement scolaire, doit couvrir les éventuels dommages matériels susceptibles d'être occasionnés par les élèves ou les enseignants. D'autre part, l'établissement scolaire s'engage à la réparation de tous les dégâts commis par l'un de ses participants.
L'Association OVAL est assurée quant à elle pour le bâtiment et le matériel prêté lors des activités.
Société d'assurance : MAIF Délégation d'Annecy N° sociétaire : 1897620 J
8 / Droit à l'image
L'établissement scolaire autorise l'association OVAL à utiliser les photos prises, à l'occasion du séjour, pour les besoins de son catalogue, de son site internet, ou pour les présentations de séjours. En cas de refus, nous vous remercions de barrer cette mention sur le contrat
9 / Litiges, réclamations
Pour tout litige concernant ce contrat, ou ses suites, seul le tribunal d'Annecy est compétent.
Les réclamations devront être envoyées par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai d’un mois maximum après la fin du séjour.